A Társasház törvényes működéséhez szükség van bizonyos okiratokra és szabályokra. Ezek közé a hivatalos iratok közé mindenképpen be kell kerülnie valamilyen formában az adatkezelési szabályozásnak is. A szabályozásnak tartalmaznia kell minden olyan működésbeli helyzetet, melyek az adatkezeléssel járnak, ezáltal az adatkezelő társasház részéről, a tájékoztatási kötelezettség körébe tartoznak. Annak érdekében, hogy ez következetes legyen, érdemes feltenni magunknak azokat a kérdéseket, melyek segítségével a feltérképezhetők, melyek a szabályozandó, életszerű esetek. Mi most az ilyen gyakori kérdésekből emeltünk ki hármat, melyek megválaszolásához Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényt (azaz az Infotv.) ad kiindulási alapot:
1. Kaphatnak-e konkrét információt a tulajdonostársak egymás tartozásáról?
A kérdésre adható egyszerű válasz az, hogy bizonyos szabályok betartása mellett igen. A tartozással kapcsolatos információk személyes adatnak minősülnek, így azok megismerése, illetve megismertetése során a közös képviselő és a tulajdonostársak kötelesek tiszteletben tartani az érintett lakó személyiségi jogait, valamint garantálni azt, hogy illetéktelenek ne ismerhessék meg az adatokat.
2. Megismerhetők-e részben vagy egészben a tulajdonos számára a társasház kezelője által használt elektronikus, többnyire webes nyilvántartások?
A tulajdonostársak minden esetben jogosultsággal rendelkeznek a társasház működésével kapcsolatos információk, adatok megismerésére. A teljes adatbázis azonban kizárólag az illetékesek számára állhat rendelkezésre, a társasház üzemeltetésében részt vállaló más személyek hozzáférését korlátozni kell az általuk ellátott feladatokat érintő adatkörre.
3. Melyek a legfontosabb szabályok a biztonsági kamerák társasházi alkalmazása esetén?
A kamerák felszereléséről és az azokhoz kapcsolódó szabályozásokról az összes tulajdoni hányad minimum kétharmados többségével kell dönteni. Erre a határozatra alapozva kell elkezdeni a szabályok kialakítását a célok és a technikai lehetőségek figyelembe vételével, a jogszabályok által megszabott (vagy elvárt) keretek között. Mivel nincs két egyforma élethelyzet, közgyűlési határozat és fizikai, megvalósítási adottság sem, ezért a szabályok kialakításának is kisebb-nagyobb részben egyedinek kell lennie. Annak érdekében, hogy a fent ismertetettek ne esetlegesen vagy véletlenszerűen valósuljanak meg, az ezzel kapcsolatos szabályokat rögzíteni szükséges. Fontos emellett kiemelni, hogy az adatkezeléshez kapcsolódó tájékoztatási kötelezettség további elemeket is tartalmaz, itt csak néhány elvárást mutattunk be. Egy ilyen szabályrendszer jogszerű összeállításához érdemes – sőt szükséges – adatvédelmi szakértő segítségét kérni!